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Optimierung des Angebotsprozesses und Anbindung zweier ERP Systeme an Salesforce

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Aufgabenstellung

LumaSense nutzte bereits einige Jahre salesforce.com als globale Vertriebslösung sowie zwei ERP Systeme (ABAS in Deutschland und Expandable in den USA) für Produktionsplanung und FiBu. Allerdings wurde durch die Vertriebsmitarbeiter kein echter Mehrwert in der Salesforce-Lösung gesehen. Dies hatte vor allem zwei Gründe:
  1. Der Angebotsprozess war aus Sicht der Vertriebsmitarbeiter ineffizient. Die Angebotserstellung war nur im ERP System möglich. Der Angebotsbedarf wurde daher zunächst mündlich oder per E-Mail an den Innendienst übermittelt und vom Innendienst im ERP erstellt. Dies war langwierig und fehleranfällig.
  2. Wie für produzierende Unternehmen üblich sind die ERP Systeme bei LumaSense führend in Bezug auf Firmen-, Kontakt- und Produktstammdaten. Da keine automatisierte Schnittstelle bestand, waren die Daten in Salesforce nicht immer richtig gepflegt. Außerdem fehlten dem Vertriebsmitarbeiter wichtige Information wie der tatsächlich vom Kunden geschickte Auftrag, der Lieferstatus zu einzelnen Auftragspositionen sowie ein Hinweis zu ggf. auftretenden Verzögerungen.

Lösung

Die Lösung wurde in 2 Phasen umgesetzt. Zunächst erfolgte der Rollout in EMEA. Im Anschluss wurden die übrigen Länder berücksichtigt.
  • Optimierung des Angebotsprozesses durch Einführung eines Angebotsmoduls (quote 2.0) in salesforce.com. Der Vertriebsmitarbeiter kann nun einfach und schnell eigenständig Angebote erstellen. Diese durchlaufen bei großen Aufträgen oder hohen Rabatten einen internen Genehmigungsprozess und können dann direkt aus Salesforce heraus verschickt werden.
  • Die beiden ERP Systeme wurden an salesforce.com angebunden. Firmen-, Kontakt und Produktstammdaten werden nun synchronisiert. Ein angenommenes Angebot in Salesforce erzeugt automatisch einen temporären Auftrag im jeweiligen ERP und kann dort vom Operations-Team validiert und freigegeben werden. Erzeugte Aufträge werden zusammen mit Auftragspositionen und Lieferinformationen zurück an Salesforce übermittelt.

Erfolg

Der Opportunity-to-Order Prozess konnte für LumaSense erheblich vereinfacht werden. Manuelle, fehleranfällige, Prozessschritte wurden automatisiert. Vertriebsmitarbeiter haben jetzt alle relevanten, kundenbezogenen, Informationen an zentraler Stelle in Salesforce verfügbar und sind bei Kundengesprächen in Bezug auf den aktuellen Status offener Angebote und getätigter Bestellungen im Bilde.