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Einführung von Salesforce als CRM System und Implementierung von Abrechungsfunktionen in Salesforce

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Adcloud bei der Umsetzung eines integrierten Vertriebszyklus

 

 

 

 

„Prozesse und Technologie sind nur zwei der drei Säulen unseres Beratungskonzepts, die dritte, aus unserer bisherigen Projekterfahrung und sogar wichtigste Säule ist und bleibt der Mensch."

 

 

 

 

 

 

 

 

Herausforderung: Daten nicht einfach in das CRM-System duplizieren, sondern nach Relevanz der Daten für den Vertriebsprozess zu entscheiden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Robuste und flexible Lösung

Hintergrund

Die Firma Adcloud wurde 2009 von den Performance-Marketing-Pionieren Henning Lange und Oliver Thylmann gegründet. Der Hauptsitz befindet sich in Köln, weitere Büros bestehen in Madrid und Paris.
Das Unternehmen bietet eine selbst entwickelte Plattform für Vermarkter, Publisher und Mediaagenturen, die es ermöglicht, Displaywerbung (Bild-/Text) optimal auszusteuern. Adcloud liefert bis zu 5.000 Werbekontakte pro Sekunde für mehr als 3.500 Werbekunden auf über 1.000 internationalen Premium-Websites aus. Von den „blind network“-Werbenetzwerken bekannter Suchmaschinen grenzt sich Adcloud nach eigenen Angaben dadurch ab, dass es einen neutralen, transparenten Marktplatz zur Verfügung stellt, auf dem der Werbetreibende jederzeit weiß, welche Kampagne mit welchem Erfolg auf welcher Plattform läuft. Im April 2011 wurde Adcloud von Deutsche Post DHL übernommen.
 
Adcloud beschäftigt derzeit 70 Mitarbeiter und ist international aktiv: neben Deutschland in Frankreich, Österreich, der Schweiz und Spanien. Integration eines Startup-Unternehmens in einen Großkonzern „Schnittstelle zum Shareholder Deutsche Post DHL“ so beschreibt Nicolas Träbert, Director Finance & Administration, bei Adcloud seine Aufgabe. Im September 2011 – also knapp ein halbes Jahr nach der Übernahme durch Deutsche Post DHL – übernahm der 41-jährige Familienvater diese Aufgabe, die seiner eigenen Definition nach hauptsächlich darin besteht: „Die Bereiche Finance und Administration von Adcloud in die Konzernstruktur von Deutsche Post DHL zu integrieren, ohne die bestehende ‚Startup-Kultur‘ zu zerstören.“ Im Rahmen dieser Aufgabe standen Nicolas Träbert und sein Team im Jahr 2012 vor der Herausforderung, den Vertriebsprozess zu professionalisieren und suchten dazu in einem ersten Schritt nach einem geeigneten CRM-System. Die Entscheidung fiel nach einem Produktvergleich auf die salesforce.com Sales Cloud, die webbasierte CRM-Lösung der Firma salesforce.com. Mit der Implementierung wurde der Münchener salesforce.com Implementierungspartner factory42 GmbH beauftragt.
 

Aufgabe

Das Ziel bestand in der Einführung von salesforce.com als neues CRM System und einer darauf basierenden Abrechnungsfunktion. Dabei mussten Daten und Prozesse aus verschiedenen Ursprungssystemen konsolidiert nach Salesforce überführt werden. 
In enger Zusammenarbeit mit den factory42-Experten unternahm das Adcloud-Projektteam unter Leitung von Business Project Manager Bernd Claßen im Frühsommer 2012 die ersten Schritte hin zum neuen CRM-System auf Basis von salesforce.com. Dementsprechend wurden zunächst die in salesforce.com vorgegebenen Standardobjekte um Adcloud-spezifische Informationen erweitert.
 
Darüber hinaus wurden die Bestandsdaten aus unterschiedlichen Quellen wie SAP, Sugar CRM und Microsoft Excel in das neue System importiert. In einem nächsten Schritt wurden die verfügbaren Daten in Bezug auf das Adcloud-Geschäftsmodell entsprechend strukturiert, und zwar nach Demand Side (Werbepartner), Cloud Management (Adcloud Werbeplattform) und Supply Side (Webselten-Betreiber). „Unsere operative Werbeplattform erfasst eine Fülle an Informationen über die einzelnen Kampagnen. Die Herausforderung bestand nun darin, diese Daten nicht einfach in das CRM-System zu duplizieren, sondern nach Relevanz der Daten für den Vertriebsprozess zu entscheiden, welche Daten letztendlich in das CRM-System übernommen werden“, erläutert Nicolas Träbert. Um die Daten dann in Salesforce entsprechend darzustellen und auszuwerten, entwickelte und konfigurierte das Projektteam aus Adcloud und factory42 GmbH umfangreiche, themenspezifische Reports und Dashboards.
 
 
 

Lösung

Zunächst wurde die Salesforce Sales Cloud als Ablösung für die bestehenden Systeme ‚Sugar CRM’, SAP, Excel und Access eingeführt. Die Stammdaten und Vertriebsinformationen, die in diesen Ursprungssystemen verteilt waren, wurden somit auf einer Plattform zusammengeführt. 
Auf Basis dieser neuen CRM Umgebung wurde noch ein Opportunity Prozess implementiert, der als Ergebnis eine Werbekampagne mit geschalteten Anzeigen hat. 
Zur weiteren Optimierung und Integration der Geschäftsprozesse wurde das auf Salesforce basierende Produkt invoice-fx installiert und konfiguriert.
Mit Hilfe von invoice-fx können Rechnungen direkt in Salesforce erstellt und über einen automatischen Rechnungslauf die versandfertigen PDF Dateien erzeugt werden. Gestellte Rechnungen lassen sich anschließend nach verschiedenen Kriterien gruppieren (z.B. nach Kunde, Referenznummer, Datum, Land, Währung, etc.). Dies ermöglicht ein schnelles und umfangreiches Reporting über den aktuellen und vergangenen Rechnungsausgang.
Die Anbindung der nötigen Abrechnungsdaten erfolgte über die Integrationsschnittstelle Skyvva, welche die internen Automatismen in Salesforce bedient. 
 
 

„Win-Win“-Situation für Anwender und Hersteller

Von der gemeinsamen Weiterentwicklung des Moduls invoice-fx profitieren sowohl Adcloud als Anwender, als auch factory42 GmbH als Hersteller. „Die Implementierung von CRM-System und Abrechnungsmodul war alles andere als ein Standard-Projekt“, bestätigt Nicolas Träbert. „Sie hing stark mit unserem spezifischen Organisationsmodell mit regionalem Vertrieb, einer Kombination aus Agentur- und Direktkundenkontakten sowie der Tatsache zusammen, dass wir unbedingt den geschlossenen Vertriebszyklus aus CRM, Werbeplattform und Abrechnungssystem sicherstellen wollten.“
 

Erfolg

Durch die tagesaktuell verfügbaren Daten ist über Reports und Dashboards jederzeit die Auftragslage aller laufenden Kampagnen ersichtlich (Plan/Ist-Vergleich). Vertriebsergebnisse können so jederzeit mit der tatsächlichen Kampagne verglichen werden. Über komfortable Automatisierungen und Schnittstellen wurden die manuellen Schritte zur Rechnungserstellung erheblich reduziert, wodurch sie qualitativ hochwertiger wurden und in einem Bruchteil der vorher erforderliche Zeit ablaufen. 
Heute verfügt Adcloud über eine nach eigenen Worten „robuste Lösung“. Die Zusammenarbeit und Abstimmung im Projekt beschreibt Nicolas Träbert als „sehr eng und vertrauensvoll“. Auch mit der Umsetzung der Billing-Lösung ist der Adcloud-CFO sehr zufrieden.